Um den Personalschlüssel in Kitas zu berechnen, wird die vertraglich vereinbarte Wochenarbeitszeit des pädagogischen Personals zu den vertraglich vereinbarten wöchentlichen Betreuungsstunden der Kinder einer Kita-Gruppe in Beziehung gesetzt (Vollzeitäquivalent).

Wie dann die reale Fachkraft-Kind-Relation in einer Kita-Gruppe ausfällt, wird im Alltag von vielen weiteren Faktoren beeinflusst. Diese beziehen sich entweder auf die Kinder, auf die Fachkräfte oder auf die Einrichtung: